Standmedewerkers die niet bij de pinken zijn staat met stip genoteerd in de top 3 ergernissen van beursbezoekers. Standmedewerkers die druk bezig zijn op hun smartphone – of erger nog: onder elkaar – geven aan de langslopende bezoekers een niet mis te verstaan signaal: ik ben bezig! Met een paar eenvoudige maatregelen creëer je een standteam dat er energiek, alert en gastvrij tegenaan gaat:

- duidelijke doelen: Elk lid van het standteam moet perfect weten wat van hem of haar verwacht wordt en hoe hij of zij bijdraagt aan het succes van de beursdeelname. Organiseer enkele weken voor de beurs een kick-off meeting waar alles doorgepraat wordt en waar elk teamlid individuele doelstellingen meekrijgt.

- volle agenda: Laat alle teamleden vooraf afspraken maken met belangrijke klanten en prospects. De beursorganisator kan je vertellen wat in de zone van jouw stand de wat rustiger periodes zijn; dat zijn de perfecte momenten om belangrijke relaties op een correcte manier te ontvangen voor een goed gesprek.

- rij- en rusttijden: Plan voor elk teamlid om de twee à drie uur een korte pauze. Stimuleer het team om tijdens de pauzes ook de rest van de beurs te verkennen. Uitgebreid lunchen is weinig efficiënt ; voorzie daarom kleine hapjes die discreet – buiten het zicht van bezoekers op de stand – genuttigd kunnen worden.

- samen wakker worden: Begin elke beursdag met een collectief ontbijt, bij voorkeur op of nabij de stand. Zo krijg je de kans om de doelstellingen nog even te herinneren, bij te sturen waar nodig en individuele prestaties in het zonnetje te zetten. Bovendien vermijd je zo dat medewerkers te laat op de stand arriveren.

- speelse competitie: Verrijk de individuele en collectieve doelen met een speels competitie-element waaraan zo veel mogelijk teamleden kunnen bijdragen: wie kreeg de grappigste vraag? Waar kwam de ‘buitenlandste’ bezoeker vandaan? Hoeveel koffie werd geserveerd?... Gebruik de input als ijsbreker tijdens het ontbijt.

- goeie backoffice: Betrek ook de thuisblijvers bij de beursdeelname. Zij zijn een essentiële schakel in de snelle opvolging van beurscontacten en kunnen een aantal klussen van het standteam overnemen: data invoeren in het crm-systeem, mailtjes versturen, offertes redigeren… Maak vooraf templates voor elk type bericht.